입사일만 넣으면 끝, 연차 자동 계산 엑셀 만들기
연차는 근로기준법 제60조에 따라 1년 미만은 한 달 개근당 1일(최대 11일), 1년 이상은 15일에서 2년마다 1일씩 늘어 25일이 상한이며, 엑셀에서는 입사일과 기준일 두 칸에 DATEDIF 수식 하나면 이 규칙이 자동 계산된다. 수식을 한 번 만들어 두면 직원이 늘어도 입사일만 입력하면 발생 연차와 잔여 연차가 한눈에 집계된다. 다만 1년만 채우고 퇴사하면 15일이 아니라 11일이라는 대법원 기준과 회계연도 방식 적용 여부를 검산 단계에서 반드시 확인해야 한다.
칸 두 개와 수식 하나면 끝난다
연차 계산 엑셀의 뼈대는 단순하다. 직원별 '입사일' 한 칸, 모두에게 똑같이 적용할 '기준일' 한 칸, 그리고 그 둘의 간격을 근속연수로 바꿔 발생 연차를 뱉어내는 수식 한 줄이다. 핵심은 세 가지 규칙을 수식에 녹이는 것이다. 1년 미만은 매달, 1년부터는 15일, 오래 다닐수록 조금씩 가산.
먼저 규칙을 정확히 짚고, 그다음 엑셀 열과 수식, 마지막으로 법정 기준과 맞는지 검산하는 순서로 보자.
발생 연차, 법에서 정한 규칙
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근로기준법 제60조가 기준이다. 상시 5인 이상 사업장이면 다음이 적용된다.
| 근속 기간 | 발생 연차 | 근거 |
|---|---|---|
| 1년 미만 | 1개월 개근당 1일 (최대 11일) | 제60조 2항 |
| 1~2년 | 15일 | 제60조 1항 |
| 3~4년 | 16일 | 2년마다 +1일 |
| 21년 이상 | 25일 (상한) | 제60조 4항 |
정리하면 1년 미만 신입은 한 달을 개근할 때마다 하루씩, 최대 11일까지 쌓는다. 1년을 채우고 80% 이상 출근하면 15일이 생기고, 3년차부터 2년마다 1일씩 더해져 최대 25일에서 멈춘다. 이 상한 때문에 '근속 몇 년이든 무한정 늘어난다'는 오해는 접어야 한다.
엑셀 열 설계와 자동 계산 수식
표에는 이름, 입사일(B열), 기준일, 발생 연차, 사용 연차, 잔여 연차 정도면 충분하다. 기준일은 보통 오늘 날짜나 정산 기준일을 한 칸에 적고, 모든 직원이 같은 값을 보도록 수식에서 절대참조($G$2)로 고정한다.
발생 연차 칸에는 다음 수식을 넣는다.
=IF(DATEDIF(B2,$G$2,"y")<1, MIN(11,DATEDIF(B2,$G$2,"m")),
MIN(25,15+INT((DATEDIF(B2,$G$2,"y")-1)/2)))읽는 법은 간단하다. 근속이 1년 미만이면 '지난 개월 수'를 세되 11을 넘지 않게 하고, 1년 이상이면 15일에서 출발해 1년을 뺀 햇수를 2로 나눠 가산일을 더하되 25를 넘지 않게 막는다. DATEDIF가 완료된 기간만 세고 나머지는 버리기 때문에, 애매하게 걸친 달을 반올림해 과다 계산할 걱정이 없다.
주의할 점이 있다. DATEDIF는 함수 목록에 나타나지 않으니 이름을 직접 정확히 입력해야 하고, "md" 인수는 오류가 잦아 쓰지 않는다. 연차 계산에는 "y"와 "m"만으로 충분하다.
사용·잔여 집계와 1년 미만 처리
잔여 연차는 '발생 연차 − 사용 연차'다. 사용 연차 칸에 쓴 날을 더해 넣기만 하면 잔여가 자동으로 줄어든다. 월별로 쪼개 보고 싶다면 사용 내역을 날짜별로 기록하는 시트를 따로 두고 SUMIFS로 합산하면 된다.
1년 미만 직원이 까다롭다. 월 단위로 하루씩 늘기 때문에 입사 2개월 차와 5개월 차의 보유 연차가 다르다. 위 수식은 완료한 개월 수를 그대로 반영하므로 이 변화를 자동으로 따라간다. 다만 입사 당일을 어느 달의 기산점으로 볼지는 회사 방식에 따라 하루씩 어긋날 수 있어, 신입이 많은 사업장은 이 부분을 한 번 더 확인하는 편이 안전하다.
법정 기준과 맞는지 검산 체크리스트
수식이 돌아간다고 끝이 아니다. 아래를 맞춰보면 실제 법 기준과의 오차를 걸러낼 수 있다.
- 1년만 채우고 바로 퇴사한 직원: 2021년 대법원 판결과 이후 고용노동부 해석에 따라, 꼭 1년(365일)만 일하고 그만두면 15일이 아니라 최대 11일만 인정된다. 15일은 1년 근로를 마친 '다음 날'까지 근로관계가 있어야 생긴다. 퇴사 정산이라면 이 차이를 반드시 반영한다.
- 기준이 입사일인가 회계연도인가: 많은 회사가 관리 편의를 위해 회계연도(예: 1월 1일) 기준으로 계산한다. 이 경우 입사 첫해를 일할로 나눠주므로 위 입사일 기준 수식과 결과가 달라진다. 어느 방식을 쓰는지 먼저 정해야 한다.
- 출근율 80% 미만인 해: 그해는 15일이 아니라 '1개월 개근당 1일' 방식이 적용된다. 수식만으로는 출근율을 알 수 없으니 결근이 잦은 직원은 따로 점검한다.
- 5인 미만 사업장: 연차 유급휴가 규정 자체가 적용되지 않는다.
수식은 규칙을 기계적으로 적용할 뿐, 퇴사 시점이나 회계연도 같은 예외는 사람이 걸러야 한다. 표를 만든 뒤 입사일이 다른 직원 두세 명으로 손계산과 대조해 보면, 내 시트가 믿을 만한지 금방 드러난다.