재직증명서, 회사는 즉시 내줘야 한다
재직증명서는 근로기준법 제39조에 따라 근로자가 청구하면 회사가 사실대로 적어 즉시 내줘야 하는 서류다. 회사가 임의로 미루거나 원치 않는 항목을 끼워 넣을 수 없고, 정당한 이유 없이 거부하면 500만원 이하 과태료 대상이 된다. 퇴사자도 30일 이상 근무했다면 퇴직 후 3년 이내에 청구할 수 있으니, 제출처가 요구하는 기재 항목과 발급일자를 접수 전에 확인하면 된다.
어디에 내는 서류인가
재직증명서는 특정인이 현재 그 회사에 다니고 있음을 회사가 확인해 주는 문서다. 가장 흔한 제출처는 은행이다. 신용대출이나 전세자금대출 심사에서 재직 여부와 소득의 안정성을 보려고 요구한다. 해외 체류·비자 신청에서도 재직 상태를 증빙하는 서류로 자주 쓰인다. 이 밖에 관공서 제출, 자녀 학교 서류, 카드 한도 심사 등에서도 나온다.
제출처마다 보는 항목은 조금씩 다르다. 대출 심사는 재직기간과 급여 항목을 함께 보려 하고, 비자는 직위와 재직 시작일을 중시한다. 그래서 발급을 요청하기 전에 어디에 무엇을 증빙하려는지부터 확인하면 두 번 발급받는 일을 줄인다.
회사에 요청하는 절차
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발급 창구는 대부분 인사팀이나 총무팀이다. 회사에 따라 그룹웨어 전자결재나 사내 포털에서 바로 신청하도록 해 둔 곳도 많다. 신청할 때 제출처, 필요한 기재 항목, 필요 부수, 국문·영문 여부를 함께 적어 주면 발급이 빠르다.
처리 기한이 궁금하다면 법이 먼저 답을 준다. 근로기준법 제39조는 근로자가 청구하면 사용자가 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주도록 정하고 있다. 즉시가 원칙이므로 며칠씩 미룰 근거는 없다. 다만 직인 결재나 담당자 부재로 실무상 하루 이틀 걸리는 경우는 있으니, 마감이 촉박하면 신청 시점에 필요한 날짜를 분명히 알리는 편이 안전하다.
원하지 않는 내용은 적히지 않는다
같은 조문 2항은 증명서에 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다고 못 박는다. 회사가 임의로 징계 이력이나 퇴직 사유 같은 항목을 끼워 넣을 수 없다는 뜻이다. 급여를 밝히고 싶지 않다면 재직기간과 직위만 요청할 수 있고, 반대로 대출용이라 소득 항목이 꼭 필요하면 그 항목을 지정해 요청하면 된다. 요청 항목을 미리 정리해 두면 이 부분에서 생기는 실랑이가 준다.
이미 퇴사한 회사라면
지금 다니지 않는 회사에도 청구할 수 있다. 근로기준법 시행령 제19조는 계속해서 30일 이상 근무한 근로자라면 퇴직한 뒤에도 증명서를 청구할 수 있게 하고, 그 기한을 퇴직 후 3년 이내로 정해 두었다. 3년이 지나면 회사가 발급을 거절해도 법으로 강제하기 어렵다. 경력증명서가 필요할 상황이 예상된다면 퇴사 시점에 미리 한 부 받아 두는 편이 안전하다.
회사가 안 해줄 때
발급은 권고가 아니라 법적 의무다. 정당한 이유 없이 거부하면 근로기준법 제116조에 따라 500만원 이하의 과태료 대상이 된다. 그래도 회사가 미루거나 거부한다면 관할 지방고용노동청에 진정을 넣을 수 있다. 이때 요청한 날짜, 거부당한 정황, 이메일이나 메신저 캡처 같은 증거를 함께 정리해 두면 처리가 빠르다. 감정적으로 항의하기 전에 청구 사실과 거부 사실을 기록으로 남기는 것이 핵심이다.
받기 전 확인할 항목
발급받은 문서를 그대로 냈다가 반려되는 일이 잦다. 접수 전 다음을 확인한다.
- 제출처가 요구한 항목(재직기간·입사일·직위·연봉)이 빠짐없이 들어갔는지
- 회사 직인과 대표자명이 찍혀 있는지
- 발급일자가 최근 날짜인지(대출·비자는 대개 발급 후 1개월 이내 서류를 요구)
- 비자 제출이면 영문본이 필요한지
- 이름 등 개인정보 표기가 신분증과 일치하는지
이 다섯 가지만 맞으면 대부분의 제출처에서 한 번에 통과한다. 급하게 받아야 하는 서류일수록 요청 단계에서 항목과 기한을 분명히 밝히는 것이 다시 발급받는 시간을 아끼는 가장 확실한 방법이다.